3. Особисті дані, які ми можемо обробляти

Klira оброблятиме лише відповідні, доречні та необхідні дані для кожної конкретної мети. Залежно від використаного каналу та запитаної послуги можуть оброблятися такі категорії даних:

• Ідентифікаційні дані: ім'я, прізвище, DNI/NIE/паспорт або інші документи, необхідні для проведення процедури.
• Контактні дані: телефон, електронна пошта, поштова адреса та канали професійного обміну повідомленнями.
• Дані, що стосуються запитів, справ, адміністративної документації, підприємств, самозайнятих осіб, транспортних засобів або запитаних послуг.
• Дані для виставлення рахунків, оплати, бюджету, договірних відносин та комерційних комунікацій за наявності.
• Технічні дані: IP-адреса, ідентифікатори пристроїв, файли cookie, журнали перегляду та безпеки відповідно до Політики щодо файлів cookie.

4. Особливо захищені дані та конфіденційні документи

У певних випадках клієнт може надати конфіденційну документацію або особливо захищені дані, наприклад, документи, що посвідчують особу, проживання, трудову діяльність, економічну, сімейну, медичну або адміністративну інформацію.

Klira запитуватиме таку інформацію лише у разі необхідності для аналізу, підготовки або координації запитуваної послуги, застосовуючи критерії мінімізації, конфіденційності та обмеженого доступу.

Якщо немає необхідності надавати повний документ, Klira може попросити приховати нерелевантну інформацію перед його відправленням.

Обробка запитів

Відповідати на повідомлення, отримані через форми, чат, телефон, електронну пошту, соціальні мережі або професійні месенджери.

Початкова оцінка справи

Зрозуміти потребу користувача, визначити основні документи та чітко запропонувати подальші кроки.

Надання та координація послуг

Організовувати документацію, здійснювати контроль та координувати дії з бюро управління, адвокатами, присяжними перекладачами, фахівцями DGT або іншими співробітниками за потреби.

Адміністративне та договірне управління

Підготовка кошторисів, управління замовленнями, виставлення рахунків, підтримка сервісних комунікацій та збереження підтверджуючих документів.

Юридична відповідність

Виконання податкових, бухгалтерських, торговельних зобов’язань, захист даних, запобігання шахрайству, безпека та вимоги компетентних органів.

Покращення та безпека

Підтримка безпеки вебсайту, запобігання зловживанням, аналіз технічних інцидентів та покращення якості каналів обслуговування.

7. Походження даних

Зазвичай дані надходять безпосередньо від користувача або клієнта під час заповнення форм, використання чату, дзвінків, написання електронних листів або надання документації для послуги.

Вони також можуть надходити від співпрацюючих фахівців, державних установ, офіційних платформ або третіх осіб, уповноважених самим зацікавленим, завжди в межах запитаної послуги.

8. Точність та актуальність даних

Користувач гарантує, що надані дані є правдивими, точними, повними та актуальними. Якщо він надає дані третіх осіб, він заявляє, що має достатні повноваження та інформує цих осіб, коли це необхідно.

Klira може запитувати роз’яснення або додаткові документи у разі, якщо надані дані є неповними, суперечливими або недостатніми для безпечного надання послуги.

Професійні партнери

У разі необхідності, необхідні дані та документи можуть бути надані управлінським компаніям, консультаційним фірмам, адвокатам, присяжним перекладачам, уповноваженим фахівцям DGT або іншим спеціалістам, які беруть участь у наданні послуги.

Адміністрації, суди та органи влади

Дані можуть бути передані державним адміністраціям, офіційним органам, владі, реєстрам, судам або компетентним установам у разі необхідності для проведення процедури, за наявності законного зобов’язання або за запитом самого зацікавленого.

Технологічні постачальники

Klira може використовувати постачальників хостингу, електронної пошти, зберігання даних, CRM, резервного копіювання, безпеки, аналітики або інструментів продуктивності, діючи як оператори обробки даних на умовах конфіденційності та безпеки.

Юридичні зобов’язання

Дані можуть передаватися банкам, консалтинговим компаніям, Податковій службі, Соціальному забезпеченню або іншим третім сторонам у разі необхідності для виставлення рахунків, стягнення платежів, бухгалтерського обліку, дотримання нормативних вимог або захисту прав.

10. Міжнародні перекази

Загалом, Klira намагатиметься використовувати постачальників, розташованих у Європейському економічному просторі, або тих, хто надає відповідні гарантії.

Якщо використовуються технологічні інструменти, постачальники яких можуть обробляти дані за межами Європейської економічної зони, Klira забезпечить наявність дійсних механізмів відповідно до GDPR, таких як рішення про адекватність, стандартні договірні положення або інші застосовні гарантії.

11. Терміни зберігання

Дані зберігатимуться протягом часу, необхідного для досягнення мети, для якої вони були зібрані, а потім протягом строків, передбачених чинним законодавством, або доки можуть виникати відповідальності.

• Неконтрактні консультації: протягом часу, необхідного для надання відповіді та здійснення розумного подальшого контролю.
• Клієнти та справи: протягом терміну надання послуг та встановлених законом строків зберігання або захисту претензій.
• Виставлення рахунків та бухгалтерський облік: протягом строків, встановлених податковим, торговим та бухгалтерським законодавством.
• Комерційні згоди: до відкликання згоди або запиту на відписку.
• Технічні записи та безпека: протягом необхідного часу для аналізу інцидентів, запобігання зловживанням та забезпечення безпеки.

Доступ

Дізнатись, чи обробляємо ми ваші дані, та отримати інформацію про таку обробку.

Виправлення

Подати запит на виправлення неточних або неповних даних.

Скасування

Запит на видалення ваших даних, коли вони більше не потрібні або це передбачено законом.

Опозиція та обмеження

Заперечувати проти певних методів лікування або тимчасово обмежувати їх застосування.

Портативність

Отримувати ваші дані у структурованому форматі, коли це доречно і дозволено правовою основою.

Відкликання згоди

Відкликати згоду в будь-який момент, не впливаючи на законність обробки, проведеної до її відкликання.

13. Безпека та конфіденційність

Klira застосовує розумні технічні та організаційні заходи для захисту даних від втрати, несанкціонованого доступу, зміни, розголошення або неправомірного знищення. Ці заходи включають контроль доступу, критерії конфіденційності, організацію документації, відповідальне використання цифрових інструментів та перевірку каналів комунікації.

Однак жодна система, підключена до Інтернету, не може гарантувати абсолютну безпеку. Користувач повинен уникати надсилання непотрібної інформації, використовувати безпечні пристрої та повідомляти про будь-які виявлені інциденти або помилки.

14. Форми, чат та канали зв’язку

Форми та чат на вебсайті призначені для збору мінімальної необхідної інформації для оцінки запиту та зв’язку з користувачем. Користувач не повинен надсилати дані третіх осіб або особливо конфіденційну документацію, якщо це не потрібно для початкового запиту.

Коли консультація перейде до конкретної послуги, Klira зможе запросити додаткові документи у впорядкованому та пропорційному обсязі відповідно до процедури.

15. Комерційні повідомлення

Klira надсилатиме електронні комерційні повідомлення лише за наявності згоди, попередніх відносин із клієнтом або відповідної правової підстави. У кожному повідомленні буде надано простий спосіб відмовитися від розсилки або відкликати згоду.

Відкликання згоди не впливає на повідомлення, які є суворо необхідними для управління наданою послугою або виконання юридичних зобов’язань.

16. Файли cookie та подібні технології

Вебсайт може використовувати необхідні технічні файли cookie, а також, за наявності відповідної згоди, аналітичні, персоналізаційні або маркетингові файли cookie. Детальна інформація наведена в Політиці щодо файлів cookie.

17. Несовершеннолетні

Послуги Klira не призначені спеціально для неповнолітніх. Якщо неповнолітній потребує консультації або здійснення процедури, це має відбуватися за участю його законних представників, коли це необхідно.

18. Зміни в цій Політиці конфіденційності

Klira може змінювати цю Політику конфіденційності для адаптації до нормативних, технічних, організаційних або сервісних змін. Діюча версія буде опублікована на цій сторінці з вказівкою дати останнього оновлення.